Jak bronić się przed bezpodstawnie wystawioną fakturą VAT?

Dodaj komentarz
Aktualne problemy / Bez kategorii / Prawo podatkowe

W praktyce często zdarza się, iż przedsiębiorca otrzymuje fakturę VAT i nie jest w stanie przypisać jej do żadnej transakcji, tj. została ona wystawiona pomimo braku zawarcia umowy. Przedsiębiorca taki nie powinien zostać bezczynny i podjąć stosowne kroki w celu możliwie najszybszego rozwiązania sytuacji.

Co jeżeli przedsiębiorca nie jest pewny czy umowa została zawarta? 

Jeżeli przedsiębiorca nie jest pewny na podstawie jakiego tytułu została wystawiona faktura, przede wszystkim powinien on w pierwszej kolejności zwrócić się do wystawcy w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. Może to nastąpić chociażby w formie ustnej (np. telefonicznie) lub emaliowej, w szczególności gdy przedsiębiorca nie wyklucza zawarcia umowy, a po prostu nie pamięta bądź nie jest pewny czy i jaką umowę zawarł. Taka forma przyspiesza wyjaśnienie sprawy. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie aby zwrócić się do wystawcy w formie pisemnej, jakkolwiek to wydłuża otrzymanie wstępnej odpowiedzi, która może rozwiać wszelkie wątpliwości i pozwoli uniknąć przedsiębiorcy popadnięcia w uchybieniu terminu zapłaty. Jeżeli jednak otrzymana od drugiej strony odpowiedź nie jest satysfakcjonująca i budzi uzasadnione wątpliwości, w szczególności druga strona nie jest w stanie wskazać na jakiej podstawie wystawiła fakturę, przedsiębiorca powinien w takim przypadku niezwłocznie zwrócić się do przedsiębiorcy na piśmie, zgodnie ze wskazówkami poniżej.

Co jeżeli przedsiębiorca jest pewny, że umowa nie została zawarta?

Jeżeli przedsiębiorca jest pewny (bądź to od razu po otrzymaniu faktury,  bądź w sytuacji, gdy po zwróceniu się do wystawcy w celu wskazania podstawy nie otrzyma on klarownej odpowiedzi), iż wystawiona faktura VAT nie ma pokrycia w żadnej umowie, ponieważ ta w ogóle nie została zwarta, powinien on w możliwe najszybszym czasie zwrócić otrzymany rachunek wystawcy ze wskazaniem, iż nie uznaje otrzymanego dokumentu. Istnieje kilka sposobów, w jaki może to zrobić, jakkolwiek zawsze powinno odbywać się to w formie pisemnej (przede wszystkim dla celów dowodowych). Jednym ze sposobów jest przekreślenie otrzymanej faktury, na której przedsiębiorca ponadto pisemnie uzasadnia zwrot faktury i składa pod takim oświadczeniem własnoręczny podpis. Kolejnym rozwiązaniem jest przekreślenie faktury i dołączenie do niej pisma przewodniego, z którego wynika odmowa zapłaty kwoty na jaką ona opiewa oraz wyjaśnienie przyczyny zwrotu. Oczywiście w tym przypadku także należy złożyć własnoręczny podpis. W obu przypadkach, odbiorca faktury powinien wykonać kopie wyżej wskazanych „pakietów” dokumentów – przede wszystkim na okoliczność  otrzymania bezzasadnej faktury i jej zwrotu. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na wysyłkę zwrotu za pośrednictwem poczty powinien on wybrać najlepiej przesyłkę za potwierdzeniem odbioru, a przynajmniej za potwierdzeniem nadania (w celach dowodowych). Jeżeli odbiorca zdecyduje się osobiste doręczenie zwrotu faktury, powinien on zadbać aby wystawca na kopii faktury i/lub pisma o których mowa w zdaniu powyżej, poświadczył otrzymanie zwrotu.

Dlaczego warto reagować od razu?

Prawo wymaga od przedsiębiorcy wysokiej staranności w działaniu, w związku z czym powinien on niezwłocznie podjąć powyższe kroki w celu poinformowania wystawcy o braku zasadności faktury. Ma to znaczenie i rodzi konsekwencje w szczególności w sytuacji, gdy sprawa trafia do sądu, ponieważ zignorowanie faktury i brak wymaganej reakcji na etapie pozasądowym może być negatywnie oceniane przez skład orzekający. Podnoszenie zarzutu bezpodstawności wystawionej faktury dopiero na etapie sądowym rzutuje przedsiębiorcę w negatywnym świetle pod kątem obrony, co czasem może zaowocować wydaniem pozytywnego rozstrzygnięcia dla wystawcy. Ponadto, szybka reakcja może uchronić przedsiębiorcę właśnie przed wszczęciem postępowania sądowego, które jest przede wszystkim uciążliwe i niepotrzebne w takiej sytuacji.

Dodaj komentarz